基本的に あすまる からの請求書は、メールでPDF化したものを送るようにしている。
しかし、大手企業さまによっては、紙での請求書、しかも指定の請求用紙で作成し、郵送しなければならない。
手書きの請求書は、1枚ならばすぐにできるが、毎月十枚近いものを作るとなると 請求書発行だけで半日かかることがある。

そこで昨年から「社名入り窓付き封筒」を印刷会社「フィールドアップ」様に作っていただき、それを用いて発送するようにした。
このおかげで、宛名書きに掛かる時間が短縮でき、書き損じも少なくなった。

しかし、それでも手書き請求書の作成には時間が掛かる。
元々、社判を作る際に 社名や住所、電話番号の入っているゴム印は作って有った。
このゴム印、連結できて高さも調節できるので便利で、請求書作成時に大変助かっていた。

今回、それでも時間が掛かっていて毎回同じことを書いていた「入金口座」「サービス名」「定型文」をハンコにすることにした。
今回はネットではなく近所の店に注文して作成。
2000円強だった。
これで、請求書作成の時間が短縮されることを期待している。

逆にいただいた資料の整理は、今までスキャニングしてデータ化していた。
今回、キングジムのSHOTDOCS ハードホルダーを購入し、iPhoneアプリで出先でも記録できるようにした。
iPhoneアプリとしては前々からScan系アプリを入れてはいたのだが、上手く活用できていなかった。
今回、SHOT NoteのようにSHOTDOCSを活用したいと思っている。

紙の書類はなくならないけど、効率化はしていかなければならないと思う。
中小企業ならなおさらだと思う今日この頃です。